BACKCLICK ist intern so strukturiert, dass alle Abonnenten mindestens einer (oder mehreren) Verteilerliste(n) angehören müssen. Anhand dieser Zugehörigkeit kann später an bestimmte Verteilerlisten ein Newsletter oder eine Kampagne versendet werden. Erst wenn im System eine Verteilerliste angelegt wurde, können sich Abonnenten über das WebInterface anmelden, abmelden und ihr Profil ändern. Ebenso können Sie, als Benutzer des Systems, Abonnenten erst anlegen oder importieren, wenn eine Verteilerliste konfiguriert wurde.
Sollte Ihr Administrator bereits die notwendige(n) Liste(n) angelegt haben, können Sie dies im Menü Newsletter - Redaktion --> Newsletter schreiben erkennen. Hier stehen Ihnen dann die entsprechenden Listen als Auswahl zum Verfassen eines Newsletters zur Verfügung.
Ein weiteres Anlegen ist dann nicht notwendig und Sie können direkt zum Kapitel Anlegen des ersten Abonnenten wechseln.
Abb. 6.2.1 - Newsletter schreiben (Beispiel mit bereits angelegten Verteilerlisten)
Sollte hier allerdings keine Verteilerliste vorhanden sein, bedeutet das, dass Sie nun eine Verteilerliste in BACKCLICK anlegen müssen. Wählen Sie dazu den Menüpunkt Verteilerlistenverwaltung --> Verteilerliste anlegen.
Die Verteilerliste, die Sie als erstes im System anlegen, erhält die ID 1. Die zweite Liste erhält die ID 2. Diese IDs sind später unter anderem beim Import und bei der Erstellung der HTML-Templates für die An- und Abmeldemasken wichtig.
Nachdem Sie nun den Menüpunkt Verteilerliste anlegen ausgewählt haben, erscheint folgender Bildschirm:
Abb. 6.2.1.1 - Verteilerliste anlegen (leere Ansicht)
Bevor Sie nun diesen Bildschirm ausfüllen, müssen Sie folgende Informationen bereits besitzen:
- Email-Adresse, die als Absenderadresse von Newslettern angezeigt werden soll
- Alternativ anzuzeigender Absendername im Mailclient des Abonnenten
- Email-Adresse des Administrators, der die nicht automatisch erkannten Rückläufer-Emails zur Bearbeitung erhält
- evtl. Email-Adresse des stellvertretenden Administrators, der ebenfalls die nicht automatisch erkannten Rückläufer-Emails zur Bearbeitung erhält
- POP3 Zugangsdaten zum Account der Absender Email-Adresse (Benutzername, Passwort, Host, Port)
- SMTP Server, über den die Emails versendet werden (Host, Port, evtl. User, Passwort)
Nachfolgend werden die einzelnen Eingabemöglichkeiten erklärt.
Abb. 6.2.1.2 - Verteilerliste anlegen (Beispieleingaben, Abschnitt 1)
Verteilerlisten - ID
Hier kann optional eine ID (Nummer) angegeben werden, wenn dies zur Sortierung der Verteilerlisten sinnvoll ist. Bleibt dieses Feld frei, erstellt BACKCLICK automatisch aufeinanderfolgende IDs für alle Verteilerlisten, die angelegt werden. Diese ID hängt dann vom Zeitpunkt des Speicherns ab.
Name
Dieser Name wird zur Anzeige innerhalb der Administratoroberfläche von BACKCLICK benutzt. Er kann jederzeit geändert werden.
Beschreibung (optional)
Hier können Sie eine Beschreibung zur Verteilerliste hinterlegen. Diese wird allerdings nur angezeigt, wenn Sie sich in der Bearbeitungsansicht befinden.
Administrator - eMail
Geben Sie nun die Email-Adresse des Administrators an, der für diese Verteilerliste zuständig sein soll. Dieser erhält sämtliche Emails, die von Abonnenten an den Verteiler-Account zurückgeschickt werden und nicht automatisch gefiltert werden können.
CC - eMail
Zusätzlich können Sie eine CC - Email-Adresse angeben, an die eine Kopie der Administrator-Emails gesendet wird.
Abb. 6.2.1.3 - Verteilerliste anlegen (Beispieleingaben, Abschnitt 2)
Verteilerlisten - eMail - Account
Geben Sie nun die Absender Email-Adresse der Verteilerliste ein, die als Versandadresse der Verteilerliste benutzt werden soll, im Beispiel "newsletter@domain.de". Diese Email-Adresse erscheint bei den Abonnenten dieser Verteilerliste als Absender Email-Adresse. HINWEIS: Dieser Account darf nicht identisch mit dem Administrator - Account sein.
Erweiterte Absenderbehandlung aktivieren
Wird hier der Haken gesetzt, also die erweiterte Absenderbehandlung aktiviert, können zusätzlich die Verteilerlisten - Email - Account (Reply-To) und Verteilerlisten - Email - Account (Return-Path) Adressen festgelegt werden.
- Reply-To: Email-Adresse, an die Antwort-Emails verschickt werden. Das bedeutet, wenn ein Abonnent den Button 'Antworten' nach Erhalt eines Newsletters benutzt, wird diese Antwort an die hier eingegebene Email-Adresse versendet.
Verteilerlisten - Versandname
Hier können Sie einen alternativen Versandnamen für die Verteilerliste angeben. Dieser erscheint dann bei den Empfängern (Abonnenten) anstelle der Absender Email-Adresse (Verteilerlisten - Email - Account).
SMTP - Server #01 - #20
Geben Sie nun den/die dedizierten SMTP - Server für die Verteilerliste an. Wenn Sie keinen SMTP - Server spezifizieren, versucht BACKCLICK den lokalen Rechner ('localhost') zum Versand zu benutzen. Geben Sie, bei Bedarf, auch die Zugangsdaten zu dem SMTP Server ein. BACKCLICK unterstützt dabei AMTP. Dies wird unter anderem von web.de verwendet.
SMTP - Server Timeout
Geben Sie hier bitte eine Timeout - Dauer für die Verbindung zum SMTP - Server ein. Sollte bei der Verbindung mit dem SMTP-Server ein Problem auftreten, beendet BACKCLICK nach dieser eingestellten Zeit den Verbindungsversuch. Die Timeout - Dauer liegt hier zwischen einer Sekunde und 30 Sekunden.
Priorität
Hier können Sie die Priorität angeben, mit der Newsletter dieser Verteilerliste standardmäßig versendet werden sollen. Dies beeinflusst nicht die Versandgeschwindigkeit, sondern nur die Anzeige im Mailclient.
Personalisierung
Wenn Sie hier die Personalisierung aktivieren, wird für jeden Abonnenten eine eigene Email mit den hinterlegten Daten aus der Abonnentendatenbank generiert. Als Variable oder Platzhalter stehen hier: $$ANREDE$$ $$NACHNAME$$ usw. zur Verfügung. Sie können auch eigene Platzhalter in BACKCLICK anlegen, wie z.B. $$SCHUHGROESSE$$ oder ähnliches. Bei dem personalisiertem Versand erreicht BACKCLICK Versandraten zwischen 100.000 und 1.500.000 Emails pro Stunde. Das ist ein Richtwert und hängt von der Hardware, der Anbindung, der Anzahl der SMTP-Server und der Größe der zu versendenden Email ab. Es besteht zusätzlich die Möglichkeit, den Link - Redirect zu aktivieren. Diese Funktion ist auch für 'mailto'- Links verfügbar.
Link - Redirect
Diese Funktion ermöglicht Ihnen die Responseauswertung. Durch die Aktivierung der Funktion werden sämtliche Hyperlinks im Newsletter von BACKCLICK automatisch ersetzt, über den Server geleitet auf dem BACKCLICK installiert ist und in die Statistikdatenbank von BACKCLICK geschrieben. Ohne die Aktivierung werden Sie in der BACKCLICK Statistik KEINE Responsedaten sehen können. Wenn die Links unverändert bleiben sollen, so deaktivieren Sie den Redirect. HINWEIS: Gleichzeitig werden die BACKCLICK - Statistiken für diese Verteilerliste deaktiviert!
Wenn die Personalisierung deaktiviert ist, sind Link - Redirekt und mailto - Redirect grau hinterlegt und können nicht benutzt/eingestellt werden.
Abb. 6.2.1.5 - Verteilerliste anlegen (Beispieleingaben, Abschnitt 4)
Individualisierung
Legen Sie nun fest, ob der Inhalt des Newsletters individuell für jeden Empfänger einzeln und individuell zusammengestellt werden soll. Ist die 'Individualisierung' aktiviert, wird der Inhalt eines Newsletters anhand von programmierten Logiken ermittelt. HINWEIS: Dieses Feature sollte nicht aktiviert werden, wenn es nicht wirklich eingesetzt wird, da der Rechenaufwand während des Newsletter - Versandes wesentlich erhöht wird. Hier werden Versandraten von ca. 50.000 bis 100.000 Emails pro Stunde erreicht.
Inline-Images
Diese Funktion ermöglicht eine sogenannte Offline HTML-E-Mail. Sollten Sie bei HTML Newslettern Bilder im Quellcode verlinken (http://www.domain.de/images/image.jpg), wird BACKCLICK dieses Bild automatisch aus dem Internet downloaden und in die E-Mail einbetten. Der Vorteil ist dabei, dass auch in neuen E-Mail Clients wie AOL 9.0 und Outlook 2003 die E-Mails ohne zusätzliche Aktion des Abonnenten richtig formatiert angezeigt werden. Mit BACKCLICK haben Sie die Möglichkeit, Bilder im gif/jpg-Format inline (also im jeweiligen Newsletter selbst) zu verschicken. Beachten Sie bitte, dass Ihre Newsletter dadurch um einiges umfangreicher werden. Sie können, wenn Sie hier den inline-Versand aktivieren, diesen individuell in jedem einzeln zu versendenden Newsletter wieder deaktivieren.
Standardformate / Eigenes Format
Folgende Standardformate stehen hier zur Verfügung:
Sollte das gewünschte Anzeigeformat für Datum und Uhrzeit in der Liste nicht vorhanden sein, kann unter 'eigenes Format' dieses nachgetragen werden. Die benötigte Symbolik für diese Eingabe finden Sie hinter dem Symbol 
.
IVW Reichweitenmessung aktiveren
Um eine IVW konforme Zählung der geöffneten HTML Newsletter zu erhalten, aktivieren Sie bitte diese Funktion. Sie benötigen dazu einen sogenannten SZM Link, den Sie bei der IVW erhalten. Dieser Service der IVW ist zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Dokumentation kostenpflichtig. Bitte lesen Sie hierzu die Beschreibung auf der externen Seite.
BACKCLICK - interne Reichweitenmessung aktivieren
BACKCLICK bietet alternativ zur IVW Reichweitenprüfung auch eine eigene kostenfreie Möglichkeit an. Um diese zu nutzen, muss diese Funktion aktiviert werden. Beachten Sie, dass die Reichweite nur bei HTML-Newslettern gemessen werden kann. Die prozentuale Reichweite des Newsletters kann außerdem durch Faktoren wie Autovorschau, HTML Proxy-Server und Deaktivierung des Nachladens von Internetinhalten auf Seiten des Mailclients beeinflusst werden.
Reponsetracking und personenbezogene Auswertungen zu Marktforschungszwecken aktivieren
Mit BACKCLICK haben Sie die Möglichkeit, die Reaktionsdaten der Abonnenten mit deren Profil zu verbinden und damit auch eine personenbezogene Auswertung der Reaktionen vorzunehmen. Diese Daten können dann auch exportiert werden.
Abb. 6.2.1.6 - Verteilerliste anlegen (Beispieleingaben, Abschnitt 5)
Letzten Newsletter versenden
Meldet sich ein Abonnent über das WebInterface an, wird ihm automatisch der letzte, versendete Newsletter zugesendet. Dies geschieht natürlich nur, wenn diese Funktion aktiviert ist.
Verteilerlisten
Sollten im System bereits Verteilerlisten vorhanden sein, so können diese der neuen Verteilerliste zugeordnet werden, zusätzlich zu den Abonnenten, die später dieser Verteilerliste zugeordnet werden. Sind jedoch noch keine Verteilerlisten erstellt worden, werden hier auch keine angezeigt.
Begrüßungstext/Verabschiedungstext
Die Aktivierung dieser Funktionen löst bei der An- und Abmeldung von Abonnenten auf dieser Verteilerliste eine Emailbestätigung aus. Diese Verfahren werden "confirmed-opt-in" oder "confirmed-opt-out" genannt. Sollten Sie allerdings das Double-opt-in-Verfahren benutzen, ist die Aktivierung dieser Funktionen NICHT notwendig.
Begrüßungs - Subject
Dieser Text erscheint in der Betreffzeile der Begrüßungsemail.
Begrüßungstext
Hier geben Sie bitte den Text, der in der Anmeldebestätigung stehen soll, ein.
Abb. 6.2.1.7 - Verteilerliste anlegen (Beispieleingaben, Abschnitt 6)
Verabschiedungs - Subject
Dieser Text erscheint in der Betreffzeile der Abmeldungsbestätigung.
Verabschiedungstext
Hier geben Sie bitte den Text, der in der Abmeldebestätigung stehen soll, ein.
Subject
Geben Sie hier den Betreff des 'normalen' Newsletters an. Dieser Inhalt wird als Standard bei jedem Newsletter, den Sie neu erstellen als Betreff ausgefüllt (default Subject).
Test - Newsletter - Subject
Dies ist der Betreff für Testnewsletter, die über die entsprechende Funktion im WebInterface von Abonnenten angefordert werden können.
E-Mail on demand
Diese Funktion ermöglicht es Ihnen bei Rückläufern, die vom System nicht automatisch erkannt werden, eine Antwort Email an den Absender der Rücklauf Email zu versenden. Um diese Antwort Email zu verfassen, lesen Sie bitte Kapitel "Email on demand". Die bereits vorhandenen email on demands können hier jedoch bereits ausgewählt werden.
Template
Das Autoremove-Template ist ein Template, das es dem Abonnenten ermöglicht, sich schnell und einfach vom Newsletter Abonnement abzumelden. Hierfür gibt es im Auslieferungszustand einige Beispiel-Templates, die editiert werden können. Sie können sich allerdings ein solches Template auch selbst bauen. Lesen Sie hierzu Kapitel "WebInterface - Templates". In dieser Select Box werden Ihnen erst einmal alle, bereits erstellten Templates zur Auswahl angezeigt.
Abb. 6.2.1.8 - Verteilerliste anlegen (Beispieleingaben, Abschnitt 7)
Externe Datenbanken
Hier kann eine externe Datenbank ausgewählt werden (sofern hinterlegt), auf der der HTML/TEXT-Part des Newsletter (ohne Bilder!), die über diese Verteilerliste versendet werden, gespeichert werden. Lesen Sie dazu Kapitel "Externe Datenbanken" in der System - Administration.
Zeichensatz/Sprache
Hier wird der Zeichensatz/die Sprache ausgewählt, in der der Newsletter erstellt wird, damit alle Sonderzeichen richtig dargestellt werden können.
Wenn Sie nun alle Angaben in die dafür vorgesehenen Felder eingefügt haben betätigen Sie bitte den Button "speichern" am Ende der Seite. Sollten alle Angaben richtig sein und der POP3 Server sowie der SMTP Server erreichbar, erscheint folgende Bestätigung:
Abb. 6.2.1.9 - Verteilerliste angelegt (Beispieleingaben)
Sollten hier Fehlermeldungen angezeigt werden, folgen Sie bitte den Anweisungen zur Änderung, die dann angezeigt werden.
Nach der Behebung aller eventuellen Fehler sind Sie nun in der Lage, den ersten Abonnenten im System anzulegen und diesem die soeben angelegte Verteilerliste zuzuweisen.